Do pierwszej rozmowy nie potrzebujesz kompletnego audytu
Brak idealnie uporządkowanych danych nie powinien blokować rozpoczęcia analizy. Na pierwszym etapie wystarczy zestaw informacji pozwalający zrozumieć działalność, obecny program, najważniejsze wartości i możliwe scenariusze strat. Broker może następnie wskazać, które dane trzeba uzupełnić przed przygotowaniem zapytania do ubezpieczycieli.
Warto od początku zaznaczyć, które informacje są aktualne, które mają charakter szacunkowy, a których firma jeszcze nie posiada. Ukrywanie braków zwykle tylko opóźnia proces. Informacja o nieaktualnym wykazie majątku albo niepełnej historii szkód sama w sobie jest ważnym wynikiem pierwszego przeglądu.
Krótki opis działalności firmy
Przygotuj opis głównych produktów i usług, rynków, grup klientów oraz sposobu realizacji zamówień. Wskaż najważniejsze lokalizacje, spółki objęte programem, liczbę pracowników, udział podwykonawców oraz działalność prowadzoną poza Polską. Sam kod PKD zwykle nie wystarcza do prawidłowego opisania ryzyka.
Pomocne jest wskazanie procesów, bez których firma nie może generować przychodu. Może to być linia produkcyjna, magazyn, system informatyczny, flota, laboratorium, zespół projektowy albo dostęp do jednego dostawcy. Takie informacje pozwalają szybciej rozpoznać ryzyka wymagające pogłębionej analizy.
Aktualne polisy, aneksy i warunki ubezpieczenia
Przekaż pełne polisy wraz z aneksami, wykazami, klauzulami, cesjami oraz warunkami ubezpieczenia. Sama pierwsza strona dokumentu pokazuje zwykle tylko podstawowe sumy i składkę. Nie pozwala ocenić wyłączeń, definicji, podlimitów, obowiązków oraz sposobu rozliczenia szkody.
Jeśli program składa się z polis zawartych w różnych terminach, przygotuj prostą listę okresów ochrony i ubezpieczycieli. Pozwoli to sprawdzić, czy nie występują przerwy, dublowanie zakresów albo różne definicje odnoszące się do tego samego ryzyka.
Lokalizacje, majątek i wartości
Dla każdej istotnej lokalizacji przygotuj podstawowe informacje o budynkach, konstrukcji, zabezpieczeniach, sposobie użytkowania oraz wartościach mienia. Osobno warto wskazać maszyny, wyposażenie, zapasy, sprzęt mobilny i mienie osób trzecich. Jeżeli wartości pochodzą z ksiąg, zaznacz to wyraźnie, ponieważ nie zawsze odpowiadają kosztowi odtworzenia.
W przypadku kluczowych maszyn pomocne są rok produkcji, wartość nowego odpowiednika, dostępność części, czas dostawy i możliwość zastąpienia urządzenia. Dla zapasów warto podać wartości przeciętne i maksymalne oraz okresy sezonowych wzrostów.
Dane finansowe potrzebne do analizy przestoju
Przy analizie utraty zysku potrzebne są przychody, koszty zmienne, koszty stałe, marża oraz informacje o sezonowości. Nie chodzi o przekazanie całej księgowości na pierwszym spotkaniu, lecz o ustalenie skali skutków finansowych, gdyby działalność została częściowo albo całkowicie zatrzymana.
Wskaż realistyczny czas odtworzenia kluczowych aktywów. Powinien uwzględniać nie tylko fizyczną naprawę, lecz również projektowanie, pozwolenia, zamówienie maszyny, transport, montaż, testy i ponowne uruchomienie sprzedaży.
Najważniejsze umowy i wymagania kontraktowe
Przygotuj wzory umów oraz kontrakty o największej wartości lub odpowiedzialności. Szczególnie ważne są zapisy o wymaganych polisach, limitach, karach, odpowiedzialności za podwykonawców, gwarancjach, prawie właściwym i obowiązkach związanych ze zgłaszaniem roszczeń.
Nie trzeba przesyłać od razu całego archiwum umów. Na początku wystarczy kilka reprezentatywnych dokumentów oraz wskazanie kontraktów nietypowych. Pozwala to sprawdzić, czy obecna ochrona odpowiada zobowiązaniom przyjmowanym przez firmę.
Historia szkód i zdarzeń potencjalnych
Zestawienie szkód powinno obejmować datę, rodzaj zdarzenia, przyczynę, wartość roszczenia, wypłatę, rezerwę, czas przestoju oraz działania wdrożone po zdarzeniu. Przydatne są także reklamacje, roszczenia niezakończone i sytuacje, które mogły doprowadzić do szkody, ale zostały zatrzymane na wcześniejszym etapie.
Historia szkód nie służy wyłącznie do wyceny. Pozwala rozpoznać powtarzające się przyczyny, błędy proceduralne i obszary, w których działania prewencyjne mogą ograniczyć koszt programu.
Dane branżowe zależne od działalności
Firma transportowa powinna przygotować informacje o flocie, kierowcach, trasach, ładunkach i podwykonawcach. Wykonawca budowlany potrzebuje danych o kontraktach, sprzęcie, harmonogramach i gwarancjach. Firma przetwarzająca dane powinna opisać krytyczne systemy, rodzaje informacji, dostawców IT, kopie zapasowe i procedury reakcji na incydent.
Nie ma jednego uniwersalnego zestawu dokumentów. Podstawowy pakiet pozwala dopiero ustalić, które obszary wymagają osobnego kwestionariusza lub rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za dany proces.
Jak uporządkować i przekazać materiały
Najprostszy układ to osobne katalogi dla polis, majątku, danych finansowych, umów i historii szkód. Pliki warto nazywać w sposób wskazujący rok, lokalizację albo rodzaj dokumentu. Dobrze działa również krótki arkusz podsumowujący, w którym znajdują się okresy polis, sumy, limity i osoby kontaktowe.
Nie przesyłaj poufnych dokumentów zwykłą wiadomością bez uzgodnienia bezpiecznego kanału. Przed przekazaniem danych warto ustalić zakres dostępu, osoby upoważnione oraz sposób przechowywania materiałów.
Co dzieje się po przekazaniu danych
Pierwszy etap powinien zakończyć się listą braków, najważniejszych ryzyk i decyzji wymagających udziału firmy. Następnie można ustalić scenariusze szkód, zweryfikować sumy i limity, sprawdzić umowy oraz przygotować porównywalne zapytanie do rynku.
Dobre przygotowanie danych nie polega na zgromadzeniu jak największej liczby plików. Chodzi o dostarczenie informacji, które pozwalają połączyć działalność firmy z możliwą stratą i zaprojektować zakres ochrony odpowiadający rzeczywistym potrzebom.